Как организовать мероприятие в Узбекистане и не сойти с ума

Узбекистан становится все более заметной точкой на карте регионального пиара и ивент-маркетинга. Приходят международные бренды, запускаются яркие проекты и проводятся масштабные конференции. Но вместе с возможностями появляются и вызовы — особенно для тех, кто берется организовывать мероприятия.

Иногда пиарщик в Узбекистане — это и ивент-менеджер, и координатор, и логист, и кризисный переговорщик в одном лице. Особенно, когда речь идет о мероприятиях. Если это про вас — эта статья вам точно пригодится. В ней аккаунт-менеджер ITCOMMS Саида Дадаханова делится опытом, наблюдениями и советами: как провести ивент в Узбекистане и справиться с неожиданными поворотами.

У ивента есть цель

Успешное мероприятие начинается не с аренды площадки и не с поиска подрядчиков, а с вопросов к клиенту: зачем нужно мероприятие, для кого оно и что должно измениться после? Презентация ради презентации — это не про пиар, где при правильном подходе формат помогает достичь бизнес-целей: охват, продажи, имидж или партнерство.

Тайминг всему голова

В Узбекистане до сих пор нередко встречаются ситуации, когда мероприятия готовятся на основе заранее утвержденного бюджета — без четкого понимания фактических расходов и без проработанной сметы. Это приводит к сбоям в логистике, срывам со стороны подрядчиков и фрустрации внутри команды. План с таймингом и точным бюджетом — от монтажа и уборки до налогов и запаса средств на форс-мажорные ситуации — может спасти весь ивент. И если никто его не делает — его должен сделать пиарщик.

Пиарщик должен уметь делать простой, понятный план на бумаге.

Личное приглашение

E-mail рассылки работают плохо. К журналистам нужен подход — зачастую к каждому свой. Универсальных решений здесь нет, но одно правило работает всегда: чем ближе и искреннее контакт, тем выше шанс, что журналист придет. В Узбекистане личное приглашение значит больше, чем пресс-релиз в общем потоке сообщений.

Еще одно важное напоминание: welcome-зона — это не просто столик с бейджами «пресса», а первая точка контакта, которая задает тон коммуникации. Именно здесь журналисты и блогеры формируют первое впечатление: насколько организован ивент. Все должно быть учтено: релиз, программа, Wi-Fi-пароль и даже местоположение розеток.

Все под контролем!

Часто пиарщик — единственный человек, у кого есть полная картина ивента. Это значит, что от него зависит не только успех, но и «спокойствие» всей команды.

Именно он проверяет, как работает зона регистрации, как встречают журналистов, гостей и спикеров, следит, чтобы все шло по сценарию, и остается на связи с координаторами и подрядчиками. А еще — быстро реагирует на любые внеплановые ситуации: будь то сломавшийся микрофон, задержки или недовольный блогер. 

После ивента работа продолжается

После мероприятия у пиарщика, по сути, начинается вторая смена. Нужно собрать все публикации и упоминания, зафиксировать охваты, отследить реакции в Telegram и Instagram, проанализировать, кто пришел и что сработало. А главное — упаковать все в понятный и убедительный отчет. 

Такой пост-анализ показывает клиенту не просто «что было», а зачем это было и что дало бизнесу.

Как работать с подрядчиками 

Работа с подрядчиками в Узбекистане — это искусство. Здесь важно не просто найти хороших специалистов, а уметь выстроить процесс так, чтобы вас не подвели в день мероприятия. Первый и главный принцип: работать только по договору. Не стоит надеяться на устные договоренности и голосовые сообщения в Telegram. 

Второе: четкое техническое задание. В нем должны быть цели, задачи, примеры (как надо/как не надо) и дедлайны. Подрядчику должно быть понятно, чего вы от него хотите и когда. 

И третье: контроль и коммуникация. Просите поставщика отчитываться на каждом этапе, уточняйте все детали заранее и не стесняйтесь задавать вопросы. Чем прозрачнее процесс, тем меньше сюрпризов в день ивента.

Потенциал ивент-индустрии 

Каждый год в Узбекистане появляется все больше брендов, медиа, агентств и специалистов. Вместе с этим растет и спрос на качественные мероприятия: деловые ужины, благотворительные инициативы, культурные и образовательные форматы. И каждый из таких проектов нуждается в продуманном пиаре и ивент-сопровождении.

Главное — рынок готов к экспериментам. Можно предлагать нетипичные форматы — например, пресс-завтрак с живой записью подкаста или ивент в коллаборации с художником. Бренды активно работают с блогерами, создают кросс-интеграции с культурными институциями и ищут форматы, которые не выглядят скучным корпоративом. 

Сегодня запрос бизнеса — это не один красивый вечер, а выстроенная система: медиаплан, сопровождение, интеграция с целями бренда. От пиарщика ждут не просто поддержки, а полный цикл.

Вещи, которые нельзя игнорировать в Узбекистане

1. Почти все — через знакомых: в узбекском ивент-пиаре до сих пор работают личные связи. Здесь многое решают рекомендации и нужные контакты. Поэтому умение выстраивать доверительные отношения — ключевой актив.

2.  «Сарафан» решает больше, чем сайт: репутация формируется в кулуарах и личных диалогах. Один сорванный ивент — и об этом узнают все коллеги по цеху и подрядчики. Важно следить за репутацией офлайн, а не только в LinkedIn.

3. Госсектор требует отдельной экспертизы, а согласование текста может занимать недели. Важно понимать внутреннюю иерархию, строгие требования к внешнему виду и отчетности. Но зато — стабильные проекты и высокий статус в портфолио.

4. Регионы — отдельный мир. Что сработает в Ташкенте, не факт что подойдет Бухаре или Нукусу. Здесь важны локальные связи, понимание культурных нюансов и гибкость формата.

Подведем итоги

Организация мероприятия в Узбекистане требует системности и терпения. Зафиксируем ключевые рекомендации:

1. Определите цель мероприятия. Формат должен соответствовать задачам бизнеса.

2. Составьте детальный план и тайминг. Пропишите все этапы — от подготовки до завершения, включая бюджет и риски.

3. Фиксируйте все письменно. Сценарий, техническое задание, договоренности — все должно быть задокументировано. Сотрудничайте с подрядчиками только по договору.

4. Продумайте персональные приглашения. 

5. Организуйте welcome-зону: программа, материалы, навигация и технические удобства.

6. Контролируйте процесс на площадке. 

7. Проводите пост-аналитику и соберите все упоминания.

8. Учитывайте локальную специфику и культуру.

Ключевой навык пиарщика — это не просто умение организовать ивент, а способность переводить цели бизнеса в формат событий и коммуникаций. Хороший специалист понимает: если задача — увеличить продажи, то нужен не фуршет, а живая презентация продукта и плотная работа с партнерами. Если цель — выстроить лояльность, значит, важны эмоции, вовлеченность, личный контакт. Умение подбирать формат под цель — это то, что отличает исполнителя от стратегического специалиста.